Mode d'emploi

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Ouvrez l'adresse de l'application et saisissez votre adresse e-mail. Un code vous est envoyé par e-mail : saisissez-le pour entrer.

Votre compte doit avoir été créé par un super admin. Sinon, l'accès est refusé. Votre nom et votre rôle s'affichent en haut à droite.

Le parcours d'une facture

Ouvrez le menu Factures, puis « + Nouvelle facture ». Choisissez le client, ajoutez les lignes, puis cliquez sur « Enregistrer ». La facture est un brouillon.
Quand elle est prête, cliquez sur « Envoyer en validation » dans le formulaire, ou sur « Soumettre » dans la liste. Elle passe « En attente ».
La personne chargée de la validation la relit, la corrige si besoin, puis clique sur « Valider ». La facture reçoit son numéro et ne peut plus être modifiée.
Cliquez sur « Imprimer » pour l'imprimer ou l'enregistrer en PDF.
Ouvrez le menu Règlements. Choisissez la facture, remplissez le montant, la date, le mode, puis cliquez sur « Enregistrer le règlement ». Un règlement partiel est possible : la facture devient « Partiellement payée », puis « Payée ».

La validation est refusée si le client n'a pas d'ICE, si le total est nul, ou si l'ICE d'ED TRANS manque dans les paramètres. Le message dit laquelle.

« Annuler la facture » n'est possible que sur une facture validée sans règlement. Elle garde son numéro. Pour quitter un brouillon sans enregistrer, cliquez sur « Abandonner les modifications ».

Les clients et les dossiers

Le menu Clients liste les clients. Utilisez la recherche pour en trouver un, ou « + Ajouter un client » pour en créer un. Cochez « À vérifier » pour signaler une fiche incertaine. Une facture ne se valide que si le client a un ICE.

Le menu Dossiers liste les dossiers de transit. Cliquez sur « + Nouveau dossier » : référence, client, origine, BL. Sur une facture, le dossier est facultatif ; seuls ceux du client choisi sont proposés.

La saisie par photo

Sur le formulaire d'un client, d'un dossier ou d'une facture, cliquez sur « Remplir depuis une photo ». Sur téléphone, prenez la photo ou choisissez-en une. Sur ordinateur, choisissez un fichier image.

L'application lit la photo et pré-remplit le formulaire. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer ». Vérifiez toujours les valeurs lues.

Confidentialité. La photo est envoyée à un service extérieur (Anthropic) pour être lue. L'application ne la conserve pas. Ne photographiez que des documents de travail.

Ce que chaque rôle peut faire

Saisie : crée et modifie les brouillons, les envoie en validation, saisit les règlements, gère clients et dossiers. Menus : Factures, Clients, Dossiers, Règlements.
Validation : corrige et valide les factures en attente, annule une facture validée sans règlement, saisit les règlements, gère clients et dossiers. Elle ne crée pas de facture. Menus : Factures, Règlements, Clients, Dossiers.
Gérant : consulte les factures et les clients, voit le tableau de bord et exporte la sauvegarde avec « Exporter la sauvegarde ». Il ne modifie rien. Menus : Tableau de bord, Factures, Clients.
Admin : tout ce que font la saisie, la validation et le gérant, plus les prestations et les paramètres de la société. Menus : Tableau de bord, Factures, Règlements, Clients, Dossiers, Prestations, Paramètres.
Super admin : tout ce que fait l'admin, plus la gestion des comptes et la lecture du journal d'usage. Menus : Tableau de bord, Factures, Règlements, Clients, Dossiers, Prestations, Paramètres, Comptes, Journal.